Definición
La factura comercial es un documento mercantil que acredita una operación de compraventa de bienes o prestación de servicios entre un vendedor y un comprador. Es uno de los documentos más comunes en las transacciones comerciales y tiene valor tanto contable como fiscal.
Contenido obligatorio de la factura comercial (España, según el Reglamento de Facturación – RD 1619/2012):
- Número y serie de la factura: Debe ser única y seguir una numeración correlativa.
- Fecha de emisión.
- Datos del emisor: Nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal.
- Datos del destinatario: Nombre o razón social, NIF (si es empresa), domicilio.
- Descripción de los bienes o servicios prestados.
- Base imponible: Importe antes de impuestos.
- Tipo de IVA aplicado (o IGIC en Canarias) y su importe.
- Total de la factura.
- Fecha de la operación (si es distinta a la de emisión).
- Mención de si la operación está exenta o no sujeta a IVA.
Funciones de la factura comercial
La factura comercial desempeña un papel fundamental en las operaciones económicas y contables de las empresas, ya que no solo acredita la existencia de una operación de compraventa, sino que también sirve como base para diferentes procesos legales, fiscales y contables. A continuación, se detallan sus principales funciones:
1. Justificar la operación de compraventa
La factura comercial es la prueba documental que acredita la realización de una operación entre dos partes: el vendedor y el comprador. Permite demostrar que se ha efectuado la entrega de bienes o la prestación de servicios, especificando las condiciones acordadas (producto, precio, cantidad y fecha de la transacción).
- Sirve como garantía en caso de reclamaciones.
- Permite certificar la fecha de la operación, fundamental para aplicar plazos legales de devolución o garantía.
- Es un documento obligatorio para la contabilidad de la empresa, especialmente en auditorías o inspecciones fiscales.
2. Servir como documento de pago
La factura constituye la base para exigir el pago por parte del vendedor y justifica la deuda del comprador.
Según las condiciones pactadas, la factura puede:
- Estar pagada al contado.
- Reflejar pagos aplazados o fraccionados.
- Incorporar vencimientos o plazos para el pago (pagos a 30, 60 o 90 días).
Además, es el soporte para la emisión de otros documentos de cobro como pagarés, letras de cambio o efectos comerciales.
3. Acreditar la deuda entre proveedor y cliente
La factura genera una obligación legal de pago por parte del comprador, convirtiéndose en un título justificativo de la deuda. Si el comprador no paga, la factura puede servir como prueba en procedimientos judiciales para reclamar el importe adeudado.
Para que la factura tenga plena validez jurídica debe cumplir con los requisitos formales establecidos por la normativa fiscal (RD 1619/2012 en España).
4. Permitir la deducción del IVA soportado
En el ámbito fiscal, la factura es el documento necesario para que el comprador pueda deducirse el IVA soportado en su declaración de impuestos.
Solo las facturas completas que cumplan con los requisitos legales permiten:
- Deducir el IVA soportado en la actividad empresarial o profesional.
- Justificar gastos deducibles para el cálculo del Impuesto sobre Sociedades o IRPF.
- Permitir la correcta contabilización de las operaciones sujetas a IVA.
5. Facilitar el control contable y fiscal
La factura comercial es una pieza clave para el registro contable de la empresa, ya que:
- Permite registrar los ingresos o gastos en los libros contables.
- Sirve de base para la conciliación bancaria.
- Permite la correcta clasificación de las operaciones según su naturaleza (compras, ventas, gastos o servicios).
- Facilita la auditoría interna o externa.
- Es un documento esencial para las declaraciones fiscales trimestrales y anuales.
Conclusión
La factura comercial no solo es un documento obligatorio para cumplir con la normativa fiscal, sino que también garantiza la seguridad jurídica en las relaciones comerciales, facilita la contabilidad empresarial y asegura la transparencia en las operaciones económicas.
Contabilización (PGC España)
Ejemplo: Compra de mercancías con IVA (21%) a crédito
(600) Compras de mercancías
(472000) Hacienda Pública, IVA soportado
a
(400001) Proveedor X