Definición
La factura proforma es un documento previo que el vendedor emite para informar al comprador sobre las condiciones detalladas de una operación de compraventa, sin valor contable ni fiscal. Su finalidad es exclusivamente informativa, sirviendo como una oferta comercial formal antes de la emisión de la factura definitiva.
Características de la factura proforma
La factura proforma es un documento clave en la fase previa de una operación comercial, especialmente para acordar los términos de una venta antes de emitir la factura definitiva. Aunque no tiene valor contable ni fiscal, sus características la convierten en una herramienta útil para formalizar ofertas y facilitar la negociación entre las partes. A continuación, se detallan sus principales características:
1. No genera obligación de pago
La factura proforma es únicamente una propuesta comercial y, por lo tanto, no crea una obligación legal de pago para el comprador.
Su emisión no implica que la operación se haya realizado, sino que refleja las condiciones de una oferta pendiente de aceptación. Solo cuando se emite la factura comercial definitiva se genera el derecho de cobro para el vendedor y la obligación de pago para el comprador.
Ejemplo:
Si una empresa envía una factura proforma con la descripción de los productos y precios, el comprador aún puede rechazar la oferta o solicitar modificaciones antes de formalizar la compra.
2. No se contabiliza
Al no tener efectos jurídicos ni contables, la factura proforma no se registra en la contabilidad de la empresa.
- El vendedor no la registra como ingreso.
- El comprador no la registra como gasto.
Solo la factura comercial definitiva se registra en los libros contables, cumpliendo con la normativa contable y fiscal.
3. No permite deducir el IVA
La factura proforma no permite la deducción del IVA soportado porque no representa una operación efectiva, sino una oferta previa.
Para que el comprador pueda deducir el IVA, debe recibir una factura comercial que cumpla con todos los requisitos legales (según el Reglamento de Facturación, RD 1619/2012).
Ejemplo:
Si una empresa recibe una factura proforma por la compra de mercancías con IVA, no podrá incluir ese IVA en su declaración trimestral hasta que reciba la factura definitiva.
4. Debe contener la misma información que una factura comercial, pero con la indicación explícita de «Proforma»
Aunque la factura proforma no tiene valor contable ni fiscal, debe incluir la misma información que una factura comercial para que ambas partes puedan acordar los términos de la operación.
Los datos que debe contener son:
- Número de documento.
- Fecha de emisión.
- Datos del vendedor y comprador (nombre, NIF, dirección).
- Descripción detallada de los bienes o servicios.
- Precio unitario y total.
- Condiciones de pago.
- Plazos de entrega.
- Impuestos aplicables (aunque no se contabilicen).
La diferencia clave es que debe aparecer claramente la palabra «Proforma» para evitar que se confunda con una factura definitiva.
5. Sirve como propuesta de condiciones para una futura operación
La factura proforma funciona como una oferta comercial formal que detalla las condiciones de la operación antes de su aceptación. Permite al comprador:
- Evaluar los costes totales.
- Negociar las condiciones de pago o entrega.
- Comparar precios con otros proveedores.
- Solicitar financiación bancaria.
Una vez aceptada, el vendedor puede emitir la factura comercial definitiva con las mismas condiciones pactadas.
La factura proforma es un documento previo y sin efectos contables o fiscales, pero con gran importancia para formalizar acuerdos comerciales y asegurar la transparencia en las operaciones. Permite a ambas partes definir las condiciones de la transacción antes de su ejecución, facilitando la negociación y evitando malentendidos.
Contenido habitual de la factura proforma
- Mención de «Factura Proforma».
- Número de documento.
- Fecha de emisión.
- Datos del vendedor y comprador.
- Descripción de los bienes o servicios.
- Precio unitario y total.
- Condiciones de pago y entrega.
- Plazo de validez de la oferta.
¿Para qué se utiliza la factura proforma?
La factura proforma desempeña un papel importante en la fase previa a la formalización de una operación comercial. Aunque no tiene valor contable ni fiscal, es un documento que facilita la negociación y preparación de la transacción. A continuación, se detallan sus principales usos:
1. Formalizar una oferta comercial
La factura proforma sirve como una propuesta formal de venta que el vendedor envía al comprador antes de emitir la factura definitiva. Permite definir:
- Precio unitario y total de los bienes o servicios.
- Plazo de entrega.
- Condiciones de pago (al contado, transferencia, pagos aplazados, etc.).
- Gastos adicionales (transporte, seguros, aduanas).
- Descuentos aplicados si los hubiera.
Este documento aporta seguridad al comprador, ya que refleja con exactitud los términos de la operación antes de formalizar la compra. Además, evita malentendidos sobre las condiciones pactadas.
2. Solicitar autorizaciones o permisos de importación/exportación
En el comercio internacional, la factura proforma es necesaria para:
- Solicitar licencias de importación o exportación.
- Despachar mercancías en aduanas antes de la emisión de la factura comercial definitiva.
- Justificar la naturaleza, valor y origen de la mercancía ante las autoridades aduaneras.
Por ejemplo, algunas administraciones exigen este documento para autorizar la exportación de bienes sujetos a control (como productos tecnológicos o farmacéuticos).
3. Presentar a bancos para gestionar financiación o cartas de crédito
Los bancos suelen exigir la factura proforma como requisito para tramitar:
- Cartas de crédito internacionales: Garantía de pago que el banco emisor otorga al exportador, asegurando que recibirá el importe acordado si se cumplen las condiciones del contrato.
- Financiación de importaciones o exportaciones: El banco necesita la factura proforma para evaluar el valor de la operación antes de conceder el crédito.
- Seguros de crédito a la exportación: Para protegerse frente a impagos por parte del comprador.
Este documento aporta información detallada sobre la operación para que el banco pueda analizar su viabilidad financiera.
4. Acordar términos con el comprador antes de emitir la factura definitiva
La factura proforma permite al comprador revisar con antelación todos los términos de la operación, como:
- Cantidad y tipo de productos o servicios.
- Precios unitarios y totales.
- Plazos de entrega.
- Condiciones de transporte.
- Impuestos aplicables.
Al aceptar la factura proforma, ambas partes alcanzan un preacuerdo que facilita la posterior emisión de la factura comercial sin necesidad de renegociar condiciones.
Conclusión
La factura proforma facilita la negociación entre las partes sin efectos legales o contables, sirviendo como anticipo de la futura factura comercial. Sin embargo, no debe confundirse con esta, ya que no acredita la operación ni permite deducciones fiscales.
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